Ikazia ziekenhuis

VNA-implementatie: Geen losse systeempjes meer en alle gegevens ziekenhuisbreed bekijken

In het kort

Consultant Robert Breas coördineerde de VNA-implementatie in het Ikazia ziekenhuis in Rotterdam.

Probleemstelling

Het ziekenhuis zocht een projectleider met verstand van de inhoud om te helpen bij de implementatie van een Vendor Neutraal Archief (VNA) om alle documenten en medische beelden ziekenhuisbreed beschikbaar te maken vanuit het EPD.

Methodiek

We hebben vooraf een duidelijke kosten-batenanalyse gemaakt per afdeling en een heel diverse gebruikersgroep samengesteld. Zo konden we iedereen meekrijgen en draagvlak creëren voor de veranderingen.

Resultaten

Documenten en beelden worden nu centraal opgeslagen en ook centraal geback-upt. Gedateerde systemen zijn zoveel als mogelijk uit de lucht gehaald. Gegevens die voorheen de afdeling niet af kwamen, zijn nu ziekenhuisbreed te bekijken.

Probleemstelling

“Het ziekenhuis ging over naar een nieuw EPD, Chipsoft HiX. Daarnaast werden ook de PACS geüpgraded met een VNA en ziekenhuisbreed uitgerold. Het Ikazia kende ons al van eerdere PACS-implementaties en andere mobiliteiten, zoals grote scanners en MRI’s. Ze zochten een projectleider met verstand van de inhoud. Een meewerkend voorman die zorgt dat het project goed loopt en alles uiteindelijk werkt en goed geïntegreerd is met het nieuwe EPD.

We hebben vooraf prioriteiten opgesteld: met welke afdelingen willen we als eerste over? Daar is geïnventariseerd wat ze graag in het VNA willen hebben. Dat liep van echo-scans tot heel bijzondere apparatuur om urine op te vangen in een bekertje op een weegschaal.”

vijf rennende karakters

Methodiek

“Vooraf zijn wensen geïnventariseerd en is waar relevant een duidelijke kosten-batenanalyse gemaakt. Juist ook vanuit waarborg van je gegevens. Veel gegevens stonden nog op losse systeempjes, stand alone PC’s of losse harde schijven. Natuurlijk nemen we ook de huidige apparatuur mee in de analyse. Kan de huidige apparatuur het nieuwe systeem aan? Moet apparatuur geüpgraded of vervangen worden? Daarbij zijn vragen van de gebruiker natuurlijk heel belangrijk. We hebben een heel diverse gebruikersgroep samengesteld, bestaande uit artsen, onderzoekers en laboranten. Maar ook poli-medewerkers die CTG’s of hartfilmpjes maken.

Het lastige is om verwachtingen te managen. Want die verschillen per persoon, per afdeling en per groep gebruikers. Ik probeer altijd de stem van mensen met veel ervaring goed door te laten klinken in het plan. Uiteindelijk presenteer ik een breed gedragen voorstel waar iedereen op kan schieten. Daarbij draait het om een wisselwerking. Ik ben niet degene die er straks mee moet werken. Maar mijn ervaring helpt wel om tot iets te komen dat ook goed werkt. Dus echt: ‘we make it work’.”

“Soms hebben mensen geen realistisch beeld van wat er mogelijk is. Een ziekenhuissysteem is wat anders dan een app op je telefoon die iets heel simpels kan.”
– Robert Breas
Consultant MedicalPHIT

Resultaten

“Het ziekenhuis heeft afscheid kunnen nemen van een flink aantal gedateerde informatiesystemen en systeempjes. De meeste beelden en gegevens worden nu centraal opgeslagen en geback-upt. Afdelingen hebben nu minder in eigen beheer, maar kunnen wel eigen dingen blijven doen. Centraal beheer levert gewoon schaalvoordeel op. Daar komt bij dat je gegevens die voorheen de afdeling niet af kwam, nu ziekenhuisbreed kunt bekijken. Je kunt alle relevante scans, echo’s en verslagen erbij pakken. Een belangrijk winstpunt is dat nieuwe gezichtspunten zijn ontstaan. In plaats van werken zoals je altijd deed, moet je nu soms dingen anders doen. Dat zorgt weleens voor frictie. Maar door in dialoog te blijven en te kijken waar de pijnpunten zitten, kun je angst voor verandering wegnemen. Als mensen wennen aan de nieuwe situatie en je een duidelijke handleiding maakt, dan hoor je na een paar maanden eigenlijk nauwelijks meer klachten.”

Vervolgstappen

“Recent hebben we voor Ikazia nog ‘verloskunde’ overgezet. Die afdeling wilde zelf intern andere dingen. Uiteindelijk zijn ze dit jaar ook aangesloten op het centrale systeem. En ik denk dat ze heel blij zijn dat ze hun beelden nu ook direct in de spreekkamer beschikbaar zijn. Zonder eerst te moeten grasduinen op een apparaat dat elders staat.

Concluderend

Wat opviel

  • Ikazia is echt een heel leuke klant, ik krijg veel vrijheid.
  • Door de jarenlange relatie hebben we soms aan half woord genoeg.
  • Hier heerst een ‘niet lullen maar poetsen mentaliteit’. Als je iets vindt wat niet goed is, dan kijken we hoe we het gaan oplossen.

Leerpunten

  • Soms hebben mensen geen realistisch beeld van wat er mogelijk is. Een ziekenhuissysteem is wat anders dan een app op je telefoon die iets heel simpels kan.

Meer weten?

Wil je na het lezen van deze case meer weten over gegevensuitwisseling in de zorg? Ons team beantwoordt graag al je vragen. Plan direct een afspraak in.