Succesvolle update dankzij strakke prioriteitenstelling
In het kort
Met duaal opdrachtgeverschap van klinisch chemicus Eva Ebbing en bedrijfskundige Joep Steffes slaagde Diagnost-IQ erin om het out of support gaan van GLIMS 8 voor te blijven en tijdig de stap te zetten naar GLIMS 10. De nauwe betrokkenheid van LIS-leverancier Clinisys was hierbij van groot belang.
Diagnost-IQ heeft drie vestigingen in de kop van Noord-Holland. Door omstandigheden draaide het nog op GLIMS 8, wat per december 2024 out of support zou gaan. Een upgrade naar een nieuwe versie was al gestart, maar moest door tussenkomst van een ander project on hold worden gezet.
Methodiek
Na afronding van de eerdere projecten is in juni 2024 de upgrade opnieuw ter hand genomen. De beschikbare tijd was leidend. Daarom is de scope van wat binnen die tijd kon worden gerealiseerd daarop aangepast.
Resultaten
Door gerichte prioriteitstelling is de overgang naar de update GLIMS 10 as is binnen tijd en budget gerealiseerd. Het systeem functioneert. De tijdsdruk die de naderende out of support van GLIMS 8 gaf is succesvol afgewend.
Probleemstelling
Steffes: “Voordat we de update van GLIMS konden realiseren moest eerst het project voor het in eigen beheer nemen van de ICT worden afgerond. Dat was randvoorwaardelijk, er was sprake van afhankelijkheid tussen beide projecten.”
Ebbing: “Het feit dat GLIMS 8 out of support ging gaf tijdsdruk. We zijn als laboratorium ISO 15189 gecertificeerd en dat geeft de verplichting dat het primaire proces van de datarapportage honderd procent geborgd moet zijn. De veiligheid van patiëntgegevens is een wettelijke eis en is van onmisbaar belang voor patiëntenzorg. Op het moment van out of support is dus sprake van een acuut probleem.”
Steffes: In zeventig procent van alle behandelingen is laboratoriumdiagnostiek leidend. Het ziekenhuis en de patiëntenzorg is sterk van ons afhankelijk.”
Methodiek
Steffes: “Al eerder was het project voor de upgrade opgestart. Met ondersteuning van een externe projectleider en MedicalPHIT omdat we zelf niet de projectmanagement skills bij een dergelijk groot en complex project in huis hadden. We moesten dit on hold zetten tot het ICT-project was afgerond. Toen het zover was, was de externe projectleider niet meer beschikbaar. MedicalPHIT nam het met onze interne projectleider Esther Romein ter hand. De inventarisatie van wat moest gebeuren was er al, maar vanwege de ontstane tijdsdruk moest daarin prioritering worden aangebracht.”
Ebbing: “Er was een lange wensenlijst en daarin moest flink worden gesneden. Dit is in overeenstemming met Clinisys en de verschillende stakeholders gebeurd. Hierbij is een plan opgezet voor interne communicatie, om uit te leggen waarom een deel van de upgrade direct werd uitgevoerd en andere delen pas in fase twee.”
Steffes: “Wat hielp, wat dat we na een soortgelijk project op een andere locatie een extern lessons learned onderzoek hadden laten uitvoeren. Toepassing van de kennis uit drie geleerde lessen droeg bij aan het upgrade-project voor GLIMS: aandacht voor in- en externe communicatie, goed projectmanagement en ruimte voor een uitgebreide en integrale testfase.”
Ebbing: “In een roadshow langs de drie ziekenhuizen hebben we uitleg gegeven over het project en over de keuze om vanwege de tijdsdruk as is over te gaan en pas in tweede instantie vervolgstappen te zetten. We hebben onderzocht of we hiervoor voldoende inzetbaar personeel beschikbaar hadden, en we hebben de betrokkenen voorbereid op werken met GLIMS 10.”
Resultaten
Steffes: “We hebben het project binnen tijd en binnen budget succesvol afgerond. In elke stuurgroep hebben we de verandercapaciteit van de mensen gemonitord en afgestemd of het werk paste binnen de planning. Een werkgroep communicatie en een uitgebreid draaiboek waarborgden dat betrokkenen zeker wisten dat we aan alles hadden gedacht om de verwachte risico’s in het proces te mitigeren.”
Ebbing: “De overstap naar GLIMS 10 stelt ons in staat om functionaliteiten in te bouwen die in GLIMS 8 niet mogelijk waren. Alles wat we in scope hadden gezet hebben we kunnen realiseren.”
Vervolgstappen
Ebbing: “De volgende stappen zijn de database opschonen en nieuwe functionaliteiten implementeren om onze dienstverlening verder te verbeteren.”
Steffes: “Hierbij kiezen we voor een kortcyclische aanpak per vervolgstap. De situatie die we nu hebben bewerkstelligd laat het toe en we kunnen zo sneller resultaten bereiken. “
Meer weten?
Wil je na het lezen van deze case meer weten over dit onderwerp? Ons team beantwoordt graag al je vragen. Plan direct een afspraak in.
