Defensie, JIVC/POM IT zet sterk medisch informatiemanagementteam op
Stappen voorwaarts binnen een complexe organisatie
In het kort

Het ministerie van Defensie vroeg consultant Joost van der Rijt om als informatiemanager samen met het hoofd Plan & Business IT Alignment het ‘team informatiemanagement medisch’ op te zetten. Hoe kijkt Joost terug op deze periode? Wat zijn de resultaten van deze samenwerking? “Defensie is complexer dan je ooit kunt bedenken!”

Het ministerie van Defensie had behoefte aan een tijdelijke senior informatiemanager medisch om het team informatiemanagement medisch op te bouwen en te werken aan inhoudelijke opdrachten.
Methodiek
Nadat hij zich had ingelezen in de ingewikkelde bedrijfsvoering, hielp Joost van der Rijt Defensie het afgelopen jaar bij uiteenlopende informatieverzoeken binnen het medisch domein en bij het opzetten van het team informatiemanagement Medisch.
Resultaten
Een goed functionerend team informatiemanagement medisch, dat actief de samenwerking met klanten opzoekt. Daarnaast zijn diverse andere opdrachten (voortkomend uit informatieverzoeken) binnen de complexe setting van Defensie in gang gezet of voltooid.
Probleemstelling
Joost werkte bij het JIVC: het IT-bedrijf van Defensie. “Ik ondersteunde onder andere bij het opzetten van het team informatiemanagement medisch en leverde een bijdrage aan een aantal inhoudelijke opdrachten. Denk aan het uitwerken van een uitgebreid managementinformatiesysteem voor de Medische Gezondheidszorg. Er lagen bijvoorbeeld wijzigingsverzoeken die groter waren dan het simpelweg doorvoeren van wijzigingen. Een aantal andere opdrachten was gerelateerd aan het werken met HiX. Daarnaast wilde Defensie graag dat ik meedacht over wijzigingen vanuit de gebruikersorganisatie.”

Methodiek
“Ik moest de verzoeken goed prioriteren. Je kunt niet alles tegelijk doen. Er was beperkte capaciteit. Dat betekent goede afspraken maken over wat we wanneer deden en waarom. De argumenten moesten we ook goed uitleggen aan klanten. Eén project was de migratie van het patiënten portaal voor HiX. Dat heeft heel Nederland moeten doen. Maar dat is bij Defensie complexer dan bij gewone ziekenhuizen. Het heeft wel wat voeten in aarde voor zo’n migratieproject is goedgekeurd. Buiten de landelijke privacyregels en goedkeuring voor uitwisseling, heb je bij Defensie te maken met verschillende gegevensbronnen binnen en buiten de organisatie. Van al die gegevens moest ik dan chocola maken. Dat was best ingewikkeld. Dat betekent ook goed nadenken wat er gebeurt met Defensiegevoelige informatie.”

Resultaten
Joost heeft een aantal opdrachten kunnen uitvoeren. Daarnaast heeft hij, samen met het sectiehoofd, het team informatiemanagement medisch opgezet en ingevuld. En met de expertise van Joost is nog een aantal projecten opgestart. “De trajecten bij Defensie duren over het algemeen echt wel wat langer, vertelt Joost. Maar ik ben heel gestaag, heel gefocust te werk gegaan.”
Samenwerking
“Het was flink aanpoten om het werk voor elkaar te krijgen”, zo kijkt Joost terug. “Het duurde ook even voordat ik de complexiteit van Defensie kende. Dit is volgens mij het enige bedrijf in Nederland dat zo’n complexe bedrijfsvoering heeft en zoveel afkortingen kent.”
Wat opviel

Joost van der Rijt: “We hebben te maken met reguliere zorg voor onze militairen en de uitwisseling van die gegevens. Daarin willen we zo goed mogelijk aansluiten bij best practice-uitwisseling zoals dat gebeurt buiten Defensie. Ook hebben we te maken met operationele militaire zorg als medewerkers op missie zijn. Op internationaal niveau gelden heel andere regels, protocollen en samenwerkingsafspraken. Die complexiteit kwam dus terug in onze vraagstukken. Daar moet je allemaal rekening mee houden. Deze gegevensuitwisseling was voor mij een heel nieuwe wereld.
De hartelijke sfeer in het team viel mij ook op. Ik zag een heel divers palet aan mensen die heel betrokken bij elkaar zijn. De kameraadschap die bij Defensie hoort, gold hier dus ook.”
Meer weten?
Wil je na het lezen van deze case meer weten over informatiemanagement in de zorg? Ons team beantwoordt graag al je vragen. Plan direct een afspraak in.