3 gouden regels voor succesvolle IT-projecten

Omvangrijke en complexe IT-projecten hebben een slechte naam. Ze kosten meer dan begroot en duren altijd langer dan gepland. Hoe kun je wel op tijd en binnen budget een project live brengen? Daar heb ik wel ideeën over. Door succesvolle projecten te analyseren, herken ik steeds drie gouden regels.

1. Klein team Bij complexe projecten geldt: hoe groter het team, hoe meer overleg en meningen en dus minder snelheid. Ook voor een groot landelijk project moet je team uit maximaal 5 tot 10 mensen bestaan. Binnen zo’n team heeft iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid en daar houdt men zich ook aan. Iedereen zorgt ervoor dat zijn eigen deelproject goed en op tijd is afgerond.
2. Strakke deadline Een deadline van een jaar werkt goed. Dat is voor complexe IT-projecten erg kort. Maar door de druk op te voeren, worden veel beslissingen ‘vloeibaar’. Heb je meer tijd, dan worden beslissingstrajecten langer. Eigenlijk moet iedereen denken dat het niet mogelijk is. Dan gaat beslissen makkelijker.
3. Weinig budget Dat klinkt natuurlijk een beetje raar. Maar als je veel budget hebt, ga je veel mensen inzetten en is alles mogelijk. Met een klein budget word je meteen al gedwongen keuzes te maken. Je moet continu creatief zijn om binnen de gegeven tijd met je kleine team het eindresultaat te halen.

Als je deze drie gouden regels hanteert is veel mogelijk. Maar het vergt van mensen wel extra inzet om hierin mee te gaan. Neem DVDexit. Het project startte in januari 2020 en werd in maart vanwege corona versneld. Oorspronkelijk hadden we 6 maanden gepland voor het voortraject. Die tijd werd teruggebracht naar 4 maanden. Dan kun je natuurlijk zeggen ‘dat kan niet’. Maar we zijn de uitdaging toch aangegaan. Zo is de overlegfrequentie verhoogd van elke week naar elke dag. En alle teamleden doen mee. Als je het vooraf vraagt, heeft niemand elke dag om 13.00 uur tijd. Maar als de druk omhooggaat, dan kan het ineens wel. Het gevolg is dat als een probleem ontstaat, je elkaar uiterlijk de volgende dag weer spreekt om het op te lossen. Het komt altijd binnen 24 uur op tafel. Dan kun je snel schakelen.

Ik verwacht dat door corona de vraag groeit naar goedkopere, makkelijke en vooral werkende oplossingen voor gegevensuitwisseling. Die bereik je alleen als je de IT die het zorgproces ondersteunt goed regelt. Een ander effect van corona is dat mensen efficiënter met hun tijd omgaan. Vroeger zat je voor een overleg 2 keer een uur in de auto. Nu gaat alles digitaal en houd je die reistijd zomaar over. Beperkingen in menskracht, tijd en budget zijn dus zeker niet altijd nadelig. Mensen worden creatiever, ze gaan effectiever met tijd om, vergaderen online en leren leven met de huidige beperkingen. Kortom, ze doen dingen waar ze eerst niet aan dachten. En die mentaliteit kunnen we in deze tijd heel goed gebruiken.